（目的）
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| 第１条 |
この規程は，学校法人東海大学における文書の保存・廃棄の基本基準を規定し，文書の保存管理を明確にし，業務の確実かつ円滑な遂行を図ることを目的とする。
（対象となる文書） |
| 第２条 |
この規程において保存及び廃棄の対象となる文書とは，学校法人東海大学文書取扱規程に定める文書をいい，原則としてその内容に関する処理が終了したものをいう。 |
| ２ |
原本（正）となる文書以外の控，写し，副書等は，各部署において適当な時期に廃棄することができる。 |
| ３ |
電子情報化により，文書が存在しないものについては，原本に近いものを記録媒体に収容し，これを文書として本規程を適用する。なお，必要に応じて本項に関し別に規程を定めることができる。
（保存期間） |
| 第３条 |
文書の保存期間は，法令その他別に定めがある場合を除き，別表のとおりとする。 |
| ２ |
別表は必要に応じ、各機関で内規として別に定めることができる。
（文書の保存・廃棄部署及び責任者） |
| 第４条 |
文書の保存・廃棄は，各業務の主管部署が当該部署に属する文書について行う。 |
| ２ |
文書の保管・廃棄に関する責任者は学校法人東海大学文書取扱規程に定める文書管理者とする。
（保存期間の起算） |
| 第５条 |
保存期間の起算日は，文書内容に関する処理が終了した翌年度の４月１日とする。 |
| ２ |
９月末までに内容の処理が終了する文書については，文書管理者の判断により，保存期間の起算日を当該年度の10月１日とすることができる。
（保存文書の管理） |
| 第６条 |
文書管理者は，内容に関する処理が終了した文書を整理し，書類名や廃棄年月等を表示し保管しなければならない。 |
| ２ |
文書管理者は，保存文書の閲覧を容易にする記録簿作成等を行い，管理しなければならない。
（保存の方法） |
| 第７条 |
保存文書は，紛失・火災・盗難等の防止に注意しなければならない。また，永久保存及び重要文書等は，特にその保存方法に留意しなければならない。 |
| 第８条 |
保存文書で，原本の必要がないものについては，記録媒体等によって保存することができる。ただし，訴訟・登記に関係している文書又はこれから関係するおそれのある文書及び認可書等は，原本を併せて保存するものとする。
（廃棄処分の方法） |
| 第９条 |
廃棄文書は，当該文書の性質を考慮して処分しなければならない。
（保存文書の移管） |
| 第１０条 |
組織の変更等により保存文書を移管するときは，関係部署と協議のうえ行う。
（資料としての保存） |
| 第１１条 |
文書の廃棄の際に，将来学園の歴史を記録するために必要であると思われるものについては，学園史資料センター（以下「センター」という。）と協議のうえ，センターに引き渡すものとする。 |
| ２ |
センターは，前項の規定にかかわらず資料となる文書の提出を各業務主管部署に要請することができる。 |
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付 則 |
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この規程は，2004年４月１日から施行する。 |
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別表１ |
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